Quantos e-mails você recebe e envia por dia?
Faça uma pausa por um instante e pense nesse número, na quantidade de e-mails que chegam e saem da sua caixa postal todos os dias: 10, 50, mais de 100 e-mails?
Pesquisas realizadas pelo Statista mostraram que em 2019 era esperado chegarmos a marca de 2,9 bilhões de usuários de e-mail no mundo, isso corresponde a mais de um terço da população mundial.
Os dados sobre envio e recebimento de e-mails são de 2017 e mostram que uma média de 269 bilhões de e-mails eram enviados e recebidos todos os dias e a expectativa é que cheguemos a 329 bilhões de e-mails diários em 2021.
Para garantir que o seu próximo e-mail seja lido e cumpra a sua função, confira algumas dicas infalíveis para lapidar a sua comunicação através dessa mídia importante e tão utilizada por todos nós no dia a dia.
São dicas práticas e simples, coisas que muitos de nós até sabemos, mas simplesmente esquecemos de fazer, por isso vale muito a pena a leitura deste artigo para revisar a forma como você escreve seus e-mails.
DICA #1 – CUIDADO COM O FALSO SENSO DE URGÊNCIA
Quantos e-mails você já recebeu com a palavra urgente no título? Quantos eram realmente urgentes?
É como na história do Pedrinho e o Lobo, se você sempre utilizar expressões que denotam, urgência para assuntos que não são verdadeiramente urgentes, as pessoas não irão acreditar quando for algo realmente urgente.
Outro efeito negativo de utilizar essas expressões na frequência errada, é que isso provoca o efeito contrário em quem recebe o seu e-mail, no lugar de priorizar a leitura e a resposta do e-mail, a pessoa, por saber que é uma falsa urgência, deixa o seu e-mail para o final da sua lista de prioridades.
DICA #2 – CUIDADO COM OS E-MAILS MUITO LONGOS
Eu sei que tamanho não é documento e que quando o assunto é bom, relevante, bem escrito as pessoas não se importam de ler textos longos.
Mas vamos ser práticos, no dia a dia de trabalho, em que enviamos e recebemos dezenas de e-mails, quanto mais breve você for, maior serão as chances do seu e-mail ser lido na íntegra e gerar o resultado esperado.
Especialistas afirmam que um e-mail não deveria ter mais do que três parágrafos de texto. Se for um assunto que precise de mais explicação do que os três parágrafos, um telefone será mais produtivo.
Além das pessoas não se sentirem motivadas a ler longos textos ou apenas “escanear” o que está escrito, sem prestar a devida atenção a assuntos importantes contidos no corpo de um longo e-mail, quanto o texto é muito grande ele dispara o mecanismo de culpa psicológica na pessoa.
A culpa psicológica faz com que a pessoa não responda a um e-mail longo, pois ela acredita que se o outro teve o trabalho de escrever um texto tão elaborado, ela precisa responder no mesmo nível de complexidade e para isso precisa de mais tempo, dessa forma o e-mail fica guardado para ser respondido em um momento, em quel a pessoa estiver com mais tempo disponível, porém muitas vezes esse momento nunca chega e o e-mail acaba sendo esquecido.
DICA #3 – CUIDADO PARA O SEU E-MAIL NÃO VIRAR UMA “CORRENTE”
Sabe aqueles e-mails que tem dezenas de pessoas em cópia e que quando você recebe já está na décima resposta e o título original do e-mail já não faz mais o menor sentido?
Todos nós já passamos por isso, esses e-mails se perdem em nossas caixas postais e quando precisamos resgatar um assunto importante tratado neles é uma missão quase impossível.
Duas recomendações para que isso não aconteça: em primeiro lugar copie apenas as pessoas realmente relevantes no e-mail, em segundo lugar, sempre que o assunto do e-mail mudar, limpe o campo de título e escreva um novo título mais relevante, ou ainda, encerre o e-mail e comece um novo e-mail com o novo assunto.
DICA #4 – UTILIZE HIERARQUIA DA INFORMAÇÃO
Não adianta pensar que com o seu e-mail será diferente, que ele é mais relevante e que por isso todos irão ler com total atenção. A verdade é que com a quantidade de e-mails que recebemos todos os dias, a maioria de nós apenas faz o famoso “scan reading” e acredita que já tem todas as informações que precisa.
Se você quiser garantir que uma determinada informação do seu e-mail seja lida, coloque essa informação no topo do e-mail e utilize algo para destacá-la, como negrito ou sublinhado.
Apenas cuidado com o uso da caixa alta ou com o exagero de sinais gráficos, isso pode parecer rude.
DICA #5 – CUIDADO COM A EMOÇÃO
Assim como utilizar caixa alta e sinais gráficos podem trazer uma carga emocional exagerada para o seu e-mail e até mesmo diminuir a credibilidade do que você está dizendo. MandaR e-mails quando se está muito empolgado ou muito nervoso pode ser um grande erro.
No momento da emoção você pode escrever coisas que não gostaria realmente de dizer e tudo isso ficará registrado em um e-mail, que uma vez enviado, não tem mais como ser apagado.
DICA #6 – NÃO ESCREVA O DESTINATÁRIO ATÉ TERMINAR O E-MAIL
A sequência mais comum de ações na hora de escrever um e-mail é começar colocando o destinatário, depois o assunto e então escrever a sua mensagem, revisar e enviar, não é mesmo?
Aqui eu tenho duas dicas valiosas para você:
A primeira é sempre, sempre mesmo, revise o seu e-mail antes de enviar. Não tem nada mais danoso para a sua imagem do que um e-mail cheio de erros de ortografia, mal escrito e que as pessoas não consigam entender o que você quer dizer.
Quanto mais importante for o assunto do e-mail e quanto maior o número de pessoas que irão receber o e-mail, maior a atenção que você deverá ter na revisão do conteúdo.
A segunda dica, menos óbvia, é para você sempre deixar o campo “destinatário para preencher ao final, depois de já ter revisado o e-mail e ter certeza que aquele é o conteúdo que deve ser enviado. Quando você preenche o campo destinatário no início do processo, corre o risco de enviar acidentalmente o e-mail antes de ter finalizado e revisado.
DICA #7 – TERMINE COM UM CALL TO ACTION
A maneira mais efetiva de garantir que seu e-mail seja respondido é deixar claro no conteúdo do e-mail o que você espera que a pessoa faça após ler, que ação ela deve tomar e dentro de qual prazo.
Quando você termina com um “call to action”, você não deixa margem para dúvidas, a pessoa sabe exatamente o que deve fazer após ler o seu e-mail, quando não há uma ação clara a ser tomada, a pessoa pode simplesmente ler e arquivar o seu e-mail.
E você, tem alguma técnica especial que usa na hora de escrever seus e-mails? Compartilhe com a gente!